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sábado, 26 de septiembre de 2015

Cómo compartir archivos y carpetas en Drive

Google Drive es uno de los recursos gratis para almacenar archivitos: esos duendes traviesos mediante los cuales hacemos magia con la información.

Aunque parezca mentira, suele ser poco lo que se conoce de él y, una simple pregunta tal como: «¿Por qué no lo subes a Drive?», devuelve como respuesta la cara de “no sé de qué me estás hablando” del interlocutor de turno.

Consideraciones iniciales

Todo aquel poseedor de una cuenta de Google dispone de un espacio de 15 GB iniciales a distribuir entre: GMail (cliente de correo), Fotos y Drive.

La diferencia entre Fotos y Drive es que la primera sirve para alojar imágenes y organizarlas por medio de colecciones. Muy "visual". Drive, en cambio, es mucho más abarcativo: se puede almacenar cualquier tipo de archivo, incluso de imagen y de video (aunque esto último sería una picardía, disponiendo de Youtube, que no aplica: no se toma en cuenta para el cálculo del espacio asignado).

Drive constituye un recurso ideal para ser utilizado por docentes y alumnos: esos ejemplares humanos en proceso obligado de adaptación mutua entre las viejas y las nuevas tecnologías.

Es menester que tengamos una mínima noción de cómo acceder a Drive, crear carpetas, subir archivos… compartirlos. Más todavía si tenemos en cuenta que solo una minoría de instituciones educativas posee plataforma propia para subir material. Ahí es donde Drive toma ventaja.



Luego de abrir el explorador web, tenemos dos formas principales de acceder a Drive. Una es por el menú de aplicaciones de Google (imagen 2): clic en el ícono de Google Apps y luego clic en el ícono de Drive. Otra, simplemente seguir el siguiente enlace: https://drive.google.com/drive/my-drive.


Consideré pertinente crear un pequeño ejemplo en el cual basarnos para entender el resto de las etapas. El mismo consiste en una carpeta raíz y otras subcarpetas, todas ellas con algún archivo dentro (imagen 3).

Ideal sería que puedan replicarlo o hacer alguno similar, para adquirir "cancha".

Por cualquier duda con la terminología, por favor lean: Configuración avanzada de carpetas y archivos.



Empezamos creando la carpeta Prueba. Seguimos la secuencia indicada en la imagen 4: Clic en Nuevo y clic en Carpeta del menú desplegable. Se abre la ventana emergente Nueva carpeta (imagen 5). Colocamos el nombre (Prueba) y hacemos clic en Crear.

Para crear las carpetas que dependen de Prueba, hacemos doble clic en Prueba (resaltada en azul en imagen 6).

Repetimos los pasos del penúltimo párrafo (imágenes 4 y 5), creando carpetas: doc, exe, pdf y xls.

Para crear la carpeta leyes, hacemos doble clic en pdf (resaltada en azul en imagen 7) y procedemos tal como lo indicado para las otras carpetas.



Bien. Ya tenemos las carpetas. Ahora vamos a subir los archivos en cada una de ellas.

Como podrá notarse, a la derecha del ícono de Drive se marca la ruta donde uno está posicionado. Con una elipse verde he resaltado las carpetas de destino (Prueba en imagen 7, por ejemplo).

Siempre tenemos presente el esquema de la imagen 3.

Para subir el archivo LEY_maquetada_A5.pdf, hacemos doble clic en pdf, doble clic en leyes y nos posicionamos en la carpeta leyes.

Seguimos la secuencia indicada en la imagen 8: Clic en Nuevo y clic en Subir archivos del menú desplegable. Se abre la ventana emergente Carga de archivos (imagen 9). Seleccionamos el archivo y hacemos clic en Abrir.


En la imagen 10 se observa que se ha completado la subida del archivo.

Procedemos a cargar, en cada carpeta conforme la imagen 3, los archivos que faltan, tal cual lo indicado en el párrafo anterior. En la imagen 11 se aprecia la subida de todos los archivos que conforman el ejemplo de la imagen 3.

Truquito: Nótese que los nombres de carpetas y archivos son, relativamente, cortos. También, sin espacios ni caracteres extraños. Ello ayuda a la eficacia y la eficiencia de la gestión de la información.



Tema sujeto a discusión, a diversos criterios… Solo cada uno de nosotros tendrá la potestad de decidir con quién compartir su información.

Ahora, si vamos a compartir, mientras no se permita su modificación, ¿por qué no hacerlo asequible a todos? ¿Qué mejor legado que transmitir lo poquito que sepamos para que todo el mundo lo aprenda? En fin… cada uno decidirá.

Por de pronto, compartiremos la carpeta raíz: Prueba. Solo con compartir esta carpeta, también estaremos dando permiso (con las mismas características) a toda la estructura anidada y su contenido; actual y futuro. Repito: al compartir Prueba, todo el contenido del ejemplo (imagen 3) estará compartido también.

Nos vamos a Mi unidad (imagen 12) y hacemos clic con el botón secundario en la carpeta Prueba (resaltada en azul). Clic luego en Compartir… del menú emergente. Se abre la ventana emergente Compartir con otros. Hacemos clic en Obtener enlace para compartir (imagen 13). Se coloca en verde el iconito de la cadena y aparece la opción Cualquiera con enlace puede ver. Hacemos clic ahí para desplegar y otra vez clic en Más… (imagen 14).


Aparece la nueva ventana emergente Uso compartido de enlaces (imagen 15). Cambiamos la opción (hacemos clic en el botón de selección) a Sí: público en la Web y clic en Guardar (imagen 16).

Volvemos a la primera ventana emergente, ya con las opciones cambiadas (imagen 17), donde hacemos clic en Listo para finalizar.


Notemos ahora que en cada carpeta aparece la silueta del torso de una personita, y dos al lado de cada archivo; dando a entender que el ítem respectivo está compartido.

Para ver en detalle más opciones, conforme las conveniencias de cada uno, pueden visitar: Cambiar la configuración para compartir.


Carpetas

Nos valemos aquí de la imagen 18: nos posicionamos en Mi unidad y hacemos clic con el botón secundario en la carpeta Prueba; luego, clic en Obtener enlace. Aparece una ventana emergente con un cuadro de texto que contiene un código (imagen 19). Lo seleccionamos y copiamos (Control + C).

Para este caso, se obtiene el siguiente enlace (o URL): https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU (1.a.: refiere, este y siguientes, a cuadro comparativo de enlaces).

Lo resaltado en negrita en la URL es el código que identifica a la carpeta Prueba.

Valiéndonos de este identificador, podemos generar un enlace al contenido alojado allí. Ya sea en su raíz (como star-trek.png y star-trek.cur) o en alguna de las carpetas.

Para ello, reemplazamos: https://drive.google.com/open?id= por: https://googledrive.com/host/.


Tanto el enlace 1.a. como el 1.b. llevan a la carpeta Prueba, y permiten acceder al contenido alojado en ella (subcarpetas y archivos). Difieren en la forma de llegar.

Una (la 1.a.) es con el enlace habitual de Drive. Otra (la 1.b.) es utilizando a la carpeta Prueba como alojador de sitio web (lo que se conoce en la jerga googleana como utilizar a Drive como servidor).

Si en la raíz de la carpeta Prueba, hubiese un archivo index.html, en 1.b. se vería el contenido de este archivo y no el árbol de directorios (si desean ampliar este tema, vean la nota de Chema Acuña Morgado: ¿sabías que Google Drive permite alojar páginas web?).

Archivos

De la misma manera que obtuvimos el enlace para la carpeta Prueba, también podemos obtenerlo para cada archivo.

Por ejemplo, si quisiésemos obtener el enlace para el archivo Frases.docx, nos vamos a la carpeta doc (resaltada con una elipse verde en la imagen 20) y procedemos como está detallado en la imagen 18.

Para este caso, se obtiene el siguiente enlace: https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vOWdEaV9MU2k3Z28 (2.a.).

Siguiendo el procedimiento detallado para 1.b., añadiéndole la ruta que falta para llegar al archivo, obtenemos este otro enlace: https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/doc/Frases.docx (2.b.).

Y así con cada uno de los archivos que queramos compartir.

Cuadro comparativo de enlaces

A continuación se presenta un cuadro con los enlaces obtenidos para cada archivo en base a los dos métodos. En 2.a., 3.a., 4.a., 5.a., 6.a. y 7.a., se utilizó el “tradicional” (por así llamarlo); en 2.b., 3.b., 4.b., 5.b., 6.b. y 7.b., en cambio, el construido con la “fórmula”: https://googledrive.com/host/ + ID de carpeta + [resto de ruta].

O sea que en los ejemplos “a” hay que obtener el enlace para compartir archivos uno a uno: todos difieren. En los ejemplos “b”, en cambio, lo único que cambia es el “resto de ruta” para llegar al archivo o carpeta que se quiera compartir. En rojo se ha resaltado el ID de la carpeta Prueba. Resulta muy práctico. Solo con obtener el enlace de la carpeta raíz (Prueba, en este caso) se sacan todos los demás, siguiendo el ruteo de la imagen 3 (para no perdernos).

A los archivos y directorios "ruteados" como en "a", con una ID única, puede cambiárseles el nombre: el enlace sigue funcionando; pero si se los reemplaza, habrá que generar el enlace de nuevo. Los "hosteados" como en "b", en cambio, pueden ser reemplazados sin problema, ya que están referidos por su nombre; justamente por ello, si se los renombra, habrá que modificar también su nombre en el enlace.

1.Mi unidad > Prueba
1.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU
1.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU
2.Mi unidad > Prueba > doc > Frases.docx
2.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vOWdEaV9MU2k3Z28
2.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/doc/Frases.docx
3.Mi unidad > Prueba > exe > Insomnnio.exe
3.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vVWMwcHJ2NGxsQTA
3.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/exe/Insomnio.exe
4.Mi unidad > Prueba > pdf > leyes > Ley_maquetada_A5.pdf
4.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vOEN5c1dFZmJHdFE
4.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/pdf/leyes/Ley_maquetada_A5.pdf
5.Mi unidad > Prueba > xls > TablaProporciones.xls
5.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vV3ZQeEFjWmtlSGs
5.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/xls/TablaProporciones.xls
6.Mi unidad > Prueba > star-trek.cur
6.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vZzlJSnlrR0dVbHc
6.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/star-trek.cur
7.Mi unidad > Prueba > star-trek.png
7.a.https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vQUo3S3NRRmpWMXc
7.b.https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/star-trek.png

Los enlaces, vale aclararlo, pueden ser utilizados en infinidad de plataformas: redes sociales, blogs, páginas web, correo, etcétera. Con subir el contenido deseado a Drive, uno se ahorra la duplicación, triplicación, cuadruplicación, etcétera, de archivos. Todo en un solo lugar. En especial, ayuda a no sobrecargar el correo; donde, además, en no pocas oportunidades, ignoramos dónde caranchos dejamos aquel archivo que tenemos que volver a enviar.

Truquito: Si deseamos obtener la URL para insertar una imagen de Drive en Blogger, al ID del archivo en cuestión le anteponemos:
http://drive.google.com/uc?export=view&id=.
Tomemos, por ejemplo, la imagen star-trek.png. Si para compartir (según 7.a.) teníamos:
https://drive.google.com/open?id=0B11pQWQk-q5vQUo3S3NRRmpWMXc,
donde lo resaltado en negrita era el ID; para insertar en nuestro blog tendremos:
http://drive.google.com/uc?export=view&id=0B11pQWQk-q5vQUo3S3NRRmpWMXc.
Otra opción es aplicar la URL de 7.b..


Fundamental antes de proseguir: si no están seguros de la configuración de carpetas de descarga (dónde se guardan por omisión los archivos), por favor, lean: Chrome y Firefox: ¿dónde está el archivo que bajé? Una vez solucionado ese entuerto (que no pocos dolores de cabeza le ha dado a más de uno, inclusive a esta bloguera), proseguimos (ya falta poquito).

Es simple, fácil y dinámico… Cuando alguien haga clic en alguno de los enlaces que hemos generado, de acuerdo al tipo de archivo, pueden darse diversas opciones.

En general, aparece una ventana emergente que pide la intervención del usuario: ya sea para abrirlo o guardarlo (imágenes 21, 22 y 23).


Otras, en especial con los pdf, llevan a una visualización previa, que permite varias acciones. Entre ellas: descargarlo (1), imagen 24; desplegar la barra lateral (2) y ver las páginas (3), imagen 25; habilitar los marcadores (4), imagen 26.



Una de las cosas que solucionó Drive por medio del hospedaje es el poder colocar cursores tipo ani o cur sin depender de servidores externos. Es decir, podemos crear nuestros propios cursores y habilitar su uso por medio del servidor de Drive. Estos cursores son típicos de Explorer (hasta que papá Microsoft dicte su sentencia de muerte).

Para otros navegadores, como Firefox o Chrome, sólo se admiten imágenes estáticas para cursores (se prefiere gif o png por el poco peso y la transparencia que permite). Es decir, no toman archivos ani ni cur. Y muestran solo el primer cuadro de los gif animados.

El código siguiente es para aplicar cursores en Blogger... y que funcionen. Está probado con Explorer, Firefox y Chrome. Nótese que intervienen los enlaces 7.b. y 6.b. de la tabla (en ese orden: cur o ani en último lugar; no carga el png en Firefox si el cur o ani está primero). Sí o sí se necesita que figuren las extensiones de los archivos. Un enlace como el 7.a. o el 6.a. no sirve.

En Blogger, ir a Plantilla > Editar HTML y, antes de </html>, insertar el siguiente código:
<!-- Inicio de css para cursores -->
<style type='text/css'>body, a:hover {cursor: url(https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/star-trek.png), url(https://googledrive.com/host/0B11pQWQk-q5vVmRMclpjeEQtckU/star-trek.cur), progress;}</style>
<!-- Fin de css para cursores -->

Lamentablemente, cuando estaba cerrando la entrada y me disponía a agregar un enlace a Google Drive para ampliar, me encontré con que al tema del “hospedaje web” le queda menos de un año de vida: lo discontinuarán 31 de agosto del 2016.

Mientras tanto, pienso seguir disfrutándolo (casi todas las imágenes y otras minucias de este blog están referenciadas según ese método). Quizás, venga una orden en contrario; como aquel condenado a muerte que espera el llamado salvador hasta último momento.