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sábado, 29 de agosto de 2015

Configuración avanzada de carpetas y archivos

Suele decirse que la innovación tecnológica llegó para quedarse; para hacernos más fácil la existencia. De hecho, hemos logrado aprender a realizar tareas con archivos tales como copiar, borrar, pegar, mover, subir, descargar o adjuntar. Como uno sabe qué es lo que quiere hacer, es fácil buscar asesoramiento. Pero... ¿y si uno no sabe que tal cosa existe?

En esta entrada veremos conceptos que algunos usuarios de Windows solemos desconocer. Conceptos que están relacionados con el uso mismo del sistema operativo.

La intención es que podamos desenvolvernos con mayor soltura en la administración de carpetas y archivos; en la medida de lo posible, sin depender de terceros (que, por muy buena voluntad que tengan, no siempre pueden estar disponibles).



No queda otra que definir determinados conceptos a fin de que hablemos una misma jerga informática. Estos conceptos (y sus ejemplos respectivos) fueron detallados siguiendo un orden secuencial y no alfabético. Comencemos...

Sistema operativo. Habitualmente acotado con la sigla SO, es el programa principal que permite la operación de una computadora o similar; así como también el funcionamiento de otros programas o aplicaciones. Ejemplos: Windows 7, Línux, Symbian, Windows Phone, Android...

Soportes de almacenamiento. Medios físicos donde se almacena la información: disco duro, disquete [en extinción], DVD, memoria USB o pendrive, tarjeta de memoria. Cada una de estas unidades, por intermedio de sus periféricos respectivos: disquetera (también en extinción, como el disquete), lectora de DVD, puerto USB (Universal Serial Bus), puerto para tarjeta de memoria; es identificada por el sistema operativo con una letra del alfabeto latino (A y B para disqueteras; C y siguientes para, por orden: discos duros, lectora de DVD y puertos USB o puerto para tarjeta de memoria [cuando se conecta algún soporte de almacenamiento extraíble]).

Archivo o fichero. Conjunto de datos con una estructura determinada, almacenado en algún medio físico (disco duro, unidad extraíble) y que puede ser utilizado por alguna aplicación o programa informático.

Acceso directo. Fichero que redirecciona a otro fichero o carpeta. Gráficamente se identifica con un ícono que tiene una flecha curvada.

Aplicación. Trozo de código que realiza alguna tarea (definido en lenguaje poco "técnico", para que se entienda). Ejemplos: Word (función: procesador de textos), Excel (función: planilla de cálculo), PowerPoint (función: presentador multimedia)...

Programa. Conjunto de aplicaciones. Ejemplo: Office.

Hoy en día prácticamente es despreciable la diferencia entre aplicación y programa; es más: muchas veces ni los entendidos en el tema se ponen de acuerdo. Es muy común referirse a "aplicación" en el sentido de "programita que solo hace un par de cosas" (como las que instalamos en nuestros celulares: jueguitos, traductores, diccionarios...). Y ¿reservamos? el vocablo "programa" para una aplicación que hace un montón de cosas. Desde este punto de vista, Word es un programa (si bien su función principal sigue siendo la de un procesador de textos, ha ido incorporando otras tareas o realizando mejoras sustanciales en las que ya tenía); algo similar ocurre con los otros integrantes de la suite de Office.

Propiedades de un archivo. Son todas las características del mismo: nombre y extensión, tipo, ruta de acceso, tamaño, fecha de creación, atributos, etc.

Para saber qué propiedades tiene un archivo (excepto que esté oculto: ya veremos cómo solucionar este tema), hacemos clic con el botón secundario en el ícono del archivo; luego, seleccionamos Propiedades; finalmente, la pestaña Detalles.


Allí observaremos, entre otras, las siguientes propiedades:
  • Nombre de archivo. Título que lleva el archivo. Puede contener hasta 255 caracteres (Windows). Tampoco exageremos: ElNombreDeArchivoNoEsUnaBiblia. Cuanto más confusa sea la nominación, más expuestos estaremos a cometer errores en el manejo del archivo en cuestión. Normalizar los nombres en base a nuestros criterios y necesidades parecería ser la solución ideal.
  • Extensión de archivo. Después del nombre y antecedido por un punto, son tres o cuatro caracteres, asignados por el programa que lo genera, que le indica al sistema operativo qué tipo de archivo es y qué programa o aplicación deberá utilizar para abrirlo. Ejemplos: txt, docx.
  • Tipos de archivos. Hay dos grandes grupos, según sea su extensión: ejecutables y no ejecutables.
    • Ejecutables. No necesitan de otro programa o aplicación para ser abiertos. Ellos SON el programa o aplicación. Por ejemplo, cuando hacemos doble clic en el acceso directo de Word, en realidad estamos llamando al ejecutable Winword.exe. Otras extensiones de archivos ejecutables son: dll, com, bat. De ser necesario, ¡manipularlos a conciencia! Los efectos de acciones imprudentes pueden ser catastróficos.
    • No ejecutables. Dependen de una aplicación o programa para poder ser abiertos. Por ejemplo: cuando hacemos doble clic en un archivo con la extensión docx (o en su acceso directo), se inicia Word para que podamos editar dicho documento. De acuerdo al formato y entre los más conocidos, podemos encontrar: de texto (txt, docx), de audio (mp3, wav), de imágenes o gráficos (gif, png, jpg, ai, eps, pdf, ani, cur), de video (mov, avi, mpg, mkv), comprimidos (zip, rar), de hoja de cálculo (xls, xlsx), de presentación (pps, ppt), etcétera. 
  • Atributos de archivo. Características que posee un archivo: de archivo (A), oculto (H), de solo lectura (R), de sistema (S).
    • De archivo (A: Archive). Le indica al sistema operativo que el archivo "existe". Todos los ficheros que habitualmente utilizamos tienen este atributo.
    • De sistema (S: System). Es todo aquel que es utilizado por el sistema operativo para su propio funcionamiento. Cualquier modificación que realicemos (moverlos, por ejemplo) puede hacer que nuestra "compu" quede inutilizable.
    • Oculto (H: Hidden). Archivo que no puede verse. Aplica también a las carpetas.
    • De solo lectura (R: Read only). Archivo que no puede modificarse. Está protegido contra escritura.
  • Carpeta o directorio. Cada una de las estructuras lógicas contenedoras de archivos. Sirve para organizar la información. De la misma manera que para con los archivos, cuanto más ordenada esté esta estructura de carpetas, más fácil será tanto la búsqueda de la información como la realización de una copia de resguardo.
  • Ruta de acceso. Camino que lleva al archivo; partiendo de la unidad de almacenamiento (directorio raíz), se sigue por los restantes directorios hasta recalar en el que contiene al archivo, incluyendo el nombre de este (clic aquí).
  • Tamaño de archivo. Medido más comúnmente en B (bytes), kB (kilobytes), MB (megabytes) o GB (gigabytes), nos permite saber cuánto espacio ocupa el archivo. Por ejemplo: un documento de unas 300 páginas en Word puede llegar a los 100 MB. Es pesadísimo para enviar por correo, pero tranquilamente puede copiarse en un pendrive (cuya capacidad mínima, hoy en día, no baja de los 8 GB). Si hablamos de un disco duro "estándar", estaremos haciendo referencia a que posee unos 500 GB de almacenamiento.
Las equivalencias de estas medidas, que están en base binaria, son: 1 kB = 1024 B; 1 MB = 1024 kB; 1 GB = 1024 MB. En este artículo de Wikipedia se aclara el tema de los prefijos, aun utilizados por Microsoft, pero que han sido objetados por la Comisión Electrotécnica Internacional. En resumidas cuentas, se establece que kB, MB, GB y todos los múltiplos restantes quedan como prefijos de la base decimal (1 kB = 1000 B, 1 MB = 1000 kB, 1 GB = 1000 MB, etc.). Por lo tanto, las equivalencias planteadas al principio quedarían, teniendo en cuenta que están en base binaria: 1 KiB (kibibyte) = 1024 B; 1 MiB (mebibyte) = 1024 KiB; 1 GiB (gibibyte) = 1024 MiB.


Cabe acotar que el hecho de que un programa abra un determinado archivo (haciendo doble clic sobre él o por intermedio de su acceso directo) es debido a que la extensión del archivo está ASOCIADA al programa. Si un archivo puede ser abierto por más de una aplicación o programa, el sistema operativo asigna a uno de ellos para que lo abra. Es lo que se denomina un programa predeterminado.

Si queremos cambiar esa asociación, hacemos clic con el botón secundario en el ícono del archivo; luego, seleccionamos Abrir con; finalmente, Elegir programa predeterminado. En el ejemplo, se cambia el programa predeterminado para abrir PDF (Adobe Acrobat Reader DC) por Adobe Acrobat 9.0 (es muy común que, con cada actualización del "Reader", la asociación establecida cambie).



Tal cual viene predeterminado por el SO (en este caso, Windows), solo podremos ver algunos archivos (los archivos de sistema, por ejemplo, están ocultos) y algunas extensiones de archivos (los que el SO tiene asociados a algún programa, no se muestran; por ejemplo, si de imágenes se tratase, no podremos diferenciar un jpg de un gif o un png).

«Todo aquello que un hombre puede esconder, otro hombre lo puede descubrir.»
Sherlock Holmes

Para cambiar estas opciones nos valdremos del Explorador de Windows.

Una forma fácil de acceder a él, tal como se aprecia en la imagen siguiente, es hacer clic en la esquina inferior izquierda de la pantalla (la ventanita del menú Inicio) y escribir su nombre en la caja de búsqueda (apenas digitemos las primeras letras, ya aparece). Hacemos luego clic en Explorador de Windows.


Clic en Herramientas > Opciones de carpeta...


Nos vamos a la pestaña Ver > Configuración avanzada. Y ya estamos listos para empezar a mostrar lo que deseemos.


En Archivos y carpetas ocultos, cambiamos la selección del botón radial con la leyenda: No mostrar archivos, carpetas ni unidades ocultos a: Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos.


También DESTILDAMOS: Ocultar archivos protegidos del sistema operativo (aparece una advertencia para confirmar), Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y Ocultar unidades vacías en la carpeta Equipo.


Una situación muy común que se nos suele presentar a diario es la "desaparición de contenidos de pendrives". Por arte de magia, inesperadamente, nos quedamos con el dispositivo "vacío". Al menos, eso es lo que creemos.

Lo que ocurre es que, aprovechándose de que, por predeterminación, "nada se muestra", un virus oculta las carpetas y genera ejecutables que simulan carpetas. El usuario intenta acceder a esas carpetas (cuando en realidad está haciendo doble clic en un ejecutable) y es allí donde el virus rompe los quinotos: se dedica a infectar cualquier otro dispositivo que esté conectado, ya sea en forma local o en red.


El panorama cambia por completo si aplicamos las visualizaciones de archivos ocultos y extensiones de archivos que fueron explicadas anteriormente. El mismo contenido ahora se ve así:


Aparecen las carpetas (que fueron ocultadas por el virus, y cuyos íconos representativos se ven semitransparentes, porque siguen ocultas); como así también los ejecutables que simulaban ser carpetas (ahora vemos las extensiones; que antes estaban ocultas por ser extensiones de archivos conocidas por el SO). Esos ejecutables, si es que no lo hace el antivirus, hay que eliminarlos. Lo que jamás hace el antivirus es devolverle la visibilidad a las carpetas: las deja ocultas.


Para devolver la visibilidad a las carpetas, primero las seleccionamos. (todas juntas [como en la imagen precedente] o una por una [un clic por vez]). Luego vamos a: Archivo > Propiedades.


En segundo lugar, quitamos el tilde a la casilla de verificación Oculto y hacemos clic en Aceptar.


Finalmente, seleccionamos: Aplicar cambios sólo a los elementos seleccionados. Nuevamente clic en: Aceptar...


... Y podemos apreciar que el contenido "ha regresado": los íconos que representan a las carpetas se ven con colores plenos, sin semitransparencia.


Esta situación es solo una de las tantas en donde es conveniente ver todo: archivos y extensiones.

Los únicos peligros de "mostrar todo" serían: borrar alguno que otro archivito de sistema, mover alguna carpeta de programa a otro lugar o, muchísimo más común, ¡no colocarle la extensión a los archivos! En lugar de: "Pepito.docx", termina siendo: "Pepito" (y luego hay que andar probando cuál extensión es la correcta). Pero eso es cuestión de práctica.

La libertad de ver todo lo que tenemos bien lo vale. Si a esto le sumamos un orden determinado en la estructura de directorios y archivos, podemos agilizar sobremanera la gestión de nuestro contenido.

En la próxima entrada, prosiguiendo con el tema de organización de archivos y carpetas, será explicado cómo compartir uno o más archivos en Google Drive apelando a la "ruta de acceso web": la url. Muy práctico. ¡Los espero!